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Mairie d’Erquinghem-Lys
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Guide des droits et démarches

Accès aux documents administratifs

Vous souhaitez consulter un certificat d'urbanisme ou un dossier scolaire ? Il s'agit de documents administratifs dont vous pouvez obtenir la communication, sous conditions. En cas de refus de l'administration concernée, vous pouvez saisir laCada. Un éventuel recourscontentieuxest ensuite possible devant le juge administratif.

Quels sont les documents communicables ?

Le téléservice suivant permet de vérifier si un document administratif est communicable :

Services en ligne et formulaires

Un document administratif estproduit ou reçu par un service de l'État, unecollectivité territorialeou unorganisme chargé d'une mission de service public.

Par exemple, une préfecture, une mairie, une caisse de Sécurité sociale, Pôle emploi.

Il peut s'agir des document suivants :dossier, rapport, étude, compte rendu, procès verbal, statistique, directive, instruction, circulaire, note et réponse ministérielle, avis, code source, décision, enregistrement sonore, film.

La communication des documents administratifs suivantsn'est pas possible ou est soumise à conditions :

  • Undocument inachevén'est pas communicable. Par exemple, un brouillon.

  • Undocument préparatoire à une décisiontant que la décision n'est pas prise

  • Unearchive publique couverte par un secret protégén'est pas communicable. Le secret peut être protégéentre 25 et 100 ans.

    Par exemple, l'accès à un registre de naissance de l'état civil est possible au bout de 75 ans.

  • Undocument concernant une personne nommément désignéeest uniquement communicable à l'intéressé ou à sesmandataires.

    Par exemple, son avocat. Toutefois, le document est communicable si l'administration peut préserver la confidentialité des informations en masquant les informations personnelles.

  • Undocument comportant une mention sensiblen'est pas communicable.

    Par exemple, un avis du Conseil d'État et des juridictions administratives, un document d'une juridiction financière, un document d'instruction duDéfenseur des droits, un document dont la consultation ou la diffusion porterait atteinte à à la sûreté de l'État.

    Toutefois, leur communication partielle est possible si les mentions sensibles peuvent être cachées ou isolées du reste du document.

Les documents suivants, qui ne sont pas des documents administratifs, ne sont doncpas communicables :

  • Document à caractère juridictionnel. Par exemple, un jugement.

  • Document privé. Par exemple, un acte notarié.

  • Document de de l'Assemblée nationale ou du Sénat

Demande d'un document

Vous devez vous adresser à l'administration ou à l’organisme qui détient le document.

Dans certaines administrations, il y a une personne responsable de l'accès aux documents administratifs (PRADA) :

Votre demande peut êtreorale.

Toutefois, il est recommandé d'envoyerune lettre ou un mailet de conserver une copie datée en cas d'absence de réponse de l'administration.

Votre demande doit êtreprécisepour que l'administration identifie le document souhaité.

Vous n'avez pas à motiver (c'est-à-dire justifier) votre demande.

L'administration n'est pas obligée de répondre à unedemande abusive. Par exemple, demande d'une copie papier d'un document accessible en ligne.

À savoir

si le document est versé aux archives publiques, vous pouvez aussi vous adresser au service concerné des archives publiques.

Consultez l'annuaire des services publics d'archives :

Services en ligne et formulaires

Le service d'archives vous indique si nécessaire le délai au bout duquel le document archivé peut être communiqué.

Il vous indique aussi s'il est possible de demander un accès anticipé au document archivé.

En cas d'accord de l'administration

L'administration doit vous communiquer le document dans undélai d'un moissuivant la réception de votre demande.

Vous pouvez consulter le documentgratuitement sur places'il est sur support papier et que sa préservation le permet.

Si vous avez demandé de nombreux documents, l'administration a le droit de vous proposer de les consulter sur place.

L'administration peut aussiétaler dans le tempsvotre accès aux documents.

Vous pouvez recevoirgratuitementune copie du documentpar mails'il est au format numérique.

Vous pouvez obtenir unecopie papier ou sur CD-Rom, à vos frais, si cela ne nuit pas à la conservation du document et si le support demandé est compatible avec celui de l'administration.

Lecoûtdépend du support de transmission.

Il ne peut pas dépasser les tarifs suivants :

Coût de transmission

Support

Tarif maximum

Papier

0,18 €par page A4 (noir et blanc)

Cédérom

2,75 €

En cas de refus de communication du document

Décision de refus

L'administration peut refuser votre demande de communication pardécision motivée.

Si l'administration ne répond pasdans le moissuivant la réception de votre demande, cela signifie qu'elle refuse votre demande (refus tacite).

Vous pouvez alors saisir laCada.

L'administration peut refuser votre demande de communication pardécision motivée.

  • Si le dossier médical amoins de 5 ans, l'administration doit répondre dans les8 jourssuivant la réception de votre demande.

  • Si le dossier médical a5 ans ou plus, l'administration doit répondre dans les2 moissuivant la réception de votre demande.

En l'absence de réponse dans ces délais, cela signifie que l'administration refuse votre demande.

Vous pouvez alors saisir laCada.

Saisine de la Cada

La saisine de laCadase faitdans les 2 moissuivant lanotificationde la décision écrite ou du refus tacite de l'administration.

Vous pouvez saisir la Cada par formulaireen ligne, par lettre ou mail.

Vous devez préciser votre identité, votre adresse, l'objet de votre demande, et joindre une copie de la décision de refus ou de votre demande restée sans réponse.

La commission enregistre votre demande et vous adresse unaccusé de réception.

La démarche estgratuite.

Avis de la Cada

LaCadaa1 moisà partir de l'enregistrement de votre demande pour donner un avis sur la possibilité de vous communiquer le document.

Ellenotifieson avis, par courrier ou par mail, à vous-même et à l'administration mise en cause.

Même en cas d'avis favorable de la Cada, l'administration a le droit de confirmer son refus.

Si l'administration garde le silence pendant2 moisà partir de l'enregistrement de votre demande par la Cada, cela signifie qu'elle refuse votre demande de communication.

Si l'administration maintient son refus initial malgré l'avis favorable de la Cada, ou si elle confirme l'avis défavorable de la Cada, vous pouvez faire un recourscontentieuxdevant le juge administratif.

À savoir

laCadane communique aucun document transmis par l'administration dans le cadre de l'instruction d'un dossier. Seule l'administration peut le faire.

Recours contentieux

Vous pouvezsaisir le juge administratifdans les2 moissuivant ladécision implicite de refusde l'administration.

La décision implicite de refus intervient lorsque l'administration garde le silence pendant2 moisà partir de l'enregistrement de votre demande par la Cada.

Exemple

Si la Cada enregistre votre demande le 1eroctobre 2021, la décision implicite de refus intervient le 1erdécembre 2021 en cas d'absence de réponse de l'administration. Vous avez alors jusqu'au 1erfévrier 2022 pour faire un recours contentieux.

Le tribunal compétent est celui où l'administration en cause a son siège.

Où s'informer ?

Le juge peut demander à l'administration mise en cause de lui transmettre tous les documents nécessaires à l'affaire, notamment les documents dont la communication a été refusée.

Si le juge estime que le refus de communication est illégal, il peut annuler la décision de refus de l'administration.

Dans ce cas, le juge peut aussi, à votre demande, exiger de l'administration qu'elle vous communique le document, éventuellement sous astreinte (avec pénalités de retard).

Si la décision du juge vous est défavorable, vous pouvez lacontester en cassation devant le Conseil d'État.

Textes de référence

Services en ligne et formulaires

Pour en savoir plus

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